11+ راه برای کاهش اندازه پرونده اکسل

 

11+ راه برای کاهش اندازه پرونده اکسل

برای بیشتر افرادی که با پرونده های کوچک سر و کار دارند ، کاهش اندازه پرونده اهمیت چندانی ندارد. اما برای کسانی که با هزاران ردیف داده سر و کار دارند ، کوچکتر کردن پرونده های آنها می تواند بسیار مهم باشد.

کاهش اندازه پرونده نه تنها برای افرادی که مایل به صرفه جویی در فضای دیسک هستند بلکه برای افرادی که پرونده های اکسل را از طریق ایمیل ارسال می کنند نیز مهم است. اندازه کوچکتر نیز برای کاهش زمان نوشتن و خواندن دیسک و رم شما مهم است.

 

خوشبختانه ، چند روش وجود دارد که می توانید تغییراتی را برای کاهش قابل توجهی در حجم فایل اکسل ایجاد کنید.

من یک راهنمایی با بهترین راهها را برای صرفه جویی در چند مگابایت ایجاد کردم. لازم نیست از همه آنها استفاده کنید ، و احتمالاً نباید فقط بخواهید ایده هایی را ارائه دهید که می توانید برای استفاده از آنها استفاده کنید.

 

1. برگه های غیر ضروری را حذف کنید

همانطور که می دانید کتاب کار اکسل از برگه های کاری تشکیل شده است. اگر در برگه کاری شما صفحات کاری وجود دارد که از آنها استفاده نمی کنید ، آنها را حذف کنید.

 

در صورت خالی بودن صفحات کار ، کاهش اندازه ممکن است حداقل باشد. همه اینها به داده های داخل آنها بستگی دارد.

2- برگه های مخفی را حذف کنید

به نظر می رسد کتاب کار زیر فقط یک کاربرگ دارد.

 

اما می توانید نه تنها ردیف ها و ستون ها بلکه صفحه های کاری را نیز مخفی کنید. برای بررسی اینکه آیا شما هر صفحه کاری پنهان دارید ، روی یک برگه برگه کار راست کلیک کرده و Unhide را کلیک کنید .

 

اکنون یک پنجره جدید به نام Unhide ظاهر می شود.

 

شما می توانید به طور هم زمان فقط یک صفحه کار را جدا کنید ، بنابراین در این حالت ، شما باید دو بار آن را انجام دهید.

 

حالا وقتی همه برگه ها قابل مشاهده است می توانید هر بار دوبار را با کلیک راست و هر بار پاک کردن حذف کنید .

 

3. قالب بندی داده ها را حذف کنید

منظور من از قالب بندی داده ها مواردی مانند رنگ قلم ، نوع و وزن است. اما همچنین رنگ پس زمینه ، مرزهای جدول ، نقاط ضعف ، زیر خط ، و غیره معمولاً در صورت داشتن سلولهای خالی که از نوعی قالب بندی استفاده می کنند ، مهم است که از آن آگاهی ندارید.

این تنها تأثیر حداقل بر کاهش پرونده خواهد داشت.

 

برای پاک کردن کلیه قالبها از کاربرگ ، باید روی داده کلیک کرده و از Ctrl + A دو بار استفاده کرده یا دکمه Select all را بزنید.

 

اکنون ، روی Home > Editing > Clear > Clear Formats (صفحه اصلی> ویرایش >> پاک کردن> پاک کردن قالب ها) کلیک کنید .

تمام داده های شما در این کاربرگ حفظ می شود ، اما تمام قالب بندی ها از بین خواهند رفت.

4- قالب بندی مشروط را حذف کنید

پاک کردن قالببندی دکمه است که به حذف همه قالب بندی از کاربرگ. اما اگر می خواهید فقط قالب بندی مشروط را از جدول جدا کنید ، می توانید این کار را انجام دهید.

 

روی هر سلول در داخل صفحه کار کلیک کنید و روی

Home > Styles > Conditional Formatting > Clear Rules > Clear Rules from Entire Sheet

(صفحه اصلی> سبک ها >> قالب بندی شرطی >> قوانین پاک “قوانین را پاک کنید از صفحه کامل) 

برخلاف روش قبلی ، این روش فقط قالب بندی شرطی را پاک می کند.

 

5- سطرها و ستونهای پنهان را بردارید.

وقتی با داده هایی در صفحه کاربر اکسل کار می کنید ، بعضی اوقات می خواهید برخی سطرها یا ستون ها را پنهان کنید تا صفحه گسترده شما قابل خواندن باشد.

اما وقتی اطلاعات بیشتر و بیشتری کسب می کنید ، پرونده می تواند در اندازه های بزرگ رشد کند. در این حالت ، شما می توانید تمام سطرها یا ستون را انتخاب کنید ، روی آنها راست کلیک کرده و Unhide را کلیک کنید .

حال ، هنگامی که تمام سطرها و ستونهای شما مخفی نیستند ، می توانید تصمیم بگیرید که آیا واقعاً به آنها احتیاج دارید ، و در صورت لزوم حذف کنید.

6. فرمول های غیر ضروری را حذف کنید

اگر فرمول های زیادی در صفحه کار خود دارید ، بررسی کنید که آیا واقعاً به آنها احتیاج دارید. اگر برای محاسبه مقداری به فرمول نیاز دارید اما دیگر لازم نیست می توانید آنها را به مقادیر تبدیل کنید.

اینگونه می توانید انجام دهید.

به صفحه اصلی بروید Home > Editing > Find & Select > Go To Special  (>> ویرایش >> یافتن و انتخاب >> برو به ویژه) . همچنین می توانید از F5 استفاده کرده و سپس بر روی Special… کلیک کنید .

یک پنجره جدید ظاهر خواهد شد. فرمول ها را انتخاب کرده و همه کادرهای چک را نگه دارید.

در این روش می توانید تمام سلول ها را با فرمول انتخاب کنید. برای کپی کردن همه آنها ، Ctrl + C را فشار دهید .

اکنون ، باید مقادیر را بچسبانید. از Ctrl + V استفاده نکنید زیرا آنها را به عنوان فرمول می چسبانید ، و نه به عنوان مقادیر.

برای چسباندن آنها به عنوان مقادیر ، به Home > Clipboard > Paste > Paste Values > Values

 (صفحه اصلی >> کلیپ بورد >> چسباندن> چسباندن مقادیر “)مقادیر بروید .

7. فشرده سازی تصاویر

اگر آنها را با پرونده های متنی مقایسه کنید ، تصاویر معمولاً در اندازه بزرگ هستند. اگر تعداد زیادی از آنها دارید ، احتمالاً می توانید فضای زیادی را در آن ذخیره کنید.

دو روش وجود دارد که می توانید آن را انجام دهید.

راه اول استفاده از برنامه خارجی است. یکی از محبوب ترین tinypng است . می توانید پرونده های خود را در آنجا بکشید و رها کنید تا بطور قابل توجهی اندازه تصویر شما کاهش یابد بدون اینکه متوجه کیفیت تصویر شود.

در مورد من ، کاهش اندازه بیش از 60٪ است.

8. تبدیل فایل های اکسل به قالب باینری (xlsb)

XLSX یک فرمت فایل صفحه گسترده XML XML است . این بدان معناست که به طور معمول فایل اکسل به عنوان یک فایل XML نوشته می شود. اگر پسوند xlsx را به ZIP تغییر دهید و پرونده ای را که مشاهده خواهید کرد باز کنید ، که عمدتا از پرونده های XML تشکیل شده است.

این روش صرفه جویی در پرونده ، استفاده از آنها را توسط برنامه شخص ثالث آسان می کند اما در عین حال ، اندازه آنها بزرگتر است.

فرمت XLSB چیست؟

XLSB یک پرونده کتاب Excel Binary Workbook است. از یک قالب پرونده اختصاصی استفاده می کند.

مزایای استفاده از فرمت XLSB

  • اندازه پرونده می تواند تا 50٪ کوچکتر باشد.
  • نوشتن و خواندن می تواند به میزان قابل توجهی سریعتر حتی به میزان 50٪ باشد که می تواند برای پرونده های بزرگتر بسیار قابل توجه باشد.

معایب قالب XLSB

  • به طور معمول ، شما می دانید که این پرونده به عنوان یک فایل استاندارد اکسل ذخیره می شود یا به عنوان یک پرونده با ماکرو ، زیرا آنها دارای پسوند و آیکون های مختلف هستند. اگر فایلی را به عنوان باینری اکسل ذخیره می کنید ، نمی توانید قبل از باز کردن آن را بدانید. اگر پرونده ای را انتخاب کنید که مورد اعتماد نیست و اجرای کد مخرب می تواند خطرناک باشد.
  • XLSB از یک قالب باینری اختصاصی استفاده می کند. اگر از برنامه های شخص ثالث استفاده می کنید باید از XLSX استفاده کنید زیرا باینری نمی تواند در خارج از Office Suite باز باشد.
  • اگر از Query Power استفاده می کنید ، باید پرونده های خود را به عنوان XLSX ذخیره کنید زیرا نمی تواند فرمت XLSB را بخواند.

1. Pivot Cache را حذف کنید

وقتی یک جدول محوری از جدول خود ایجاد می کنید ، اکسل بطور خودکار یک حافظه نهان محوری ایجاد می کند که یک کپی از جدول شما را به شکلی در اختیار شما قرار می دهد که برای استفاده راحت باشد. به عبارت دیگر ، وقتی جدول محوری را تغییر می دهید ، اکسل به جای جدول منبع از این حافظه پنهان استفاده می کند.

حال اگر در جدول منبع خود تغییراتی ایجاد کردید ، اکسل حافظه نهان محوری را تغییر داده و بر روی این حافظه نهان کار می کند.

به محض ایجاد جدول محوری ، پرونده رشد خواهد کرد. و افزایش اندازه می تواند بسیار چشمگیر باشد. این همان چیزی است که من بعد از اضافه کردن یک جدول محوری به پرونده خودم بدست آوردم.

برای صرفه جویی در فضا چند روش وجود دارد که می توانید در نظر بگیرید.

جدول محوری را حذف کنید

هنگام پاک کردن جدول محوری ، حافظه نهان محوری نیز حذف می شود. اندازه پرونده دقیقاً برابر است با قبل از ایجاد جدول محوری.

حافظه نهان محوری را حذف کنید

اگر می خواهید جدول محوری را نگه دارید ، اما هنوز پرونده خود را کوچکتر کنید ، می توانید این کار را انجام دهید. این اندازه پرونده را به اندازه حذف جدول محوری کاهش نمی دهد ، اما کاهشاتی در آن وجود خواهد داشت.

برای حذف حافظه نهان محوری در پرونده خود ، این مراحل را دنبال کنید.

  1. روی هر سلول داخل جدول محوری خود کلیک کنید.
  2. ابزارهای PivotTable را انتخاب کنید > تجزیه و تحلیل کنید (PivotTable Tools > Analyze) .

  1. در منطقه PivotTable ، روی گزینه ها کلیک کنید.

  1. در پنجره گزینه های PivotTable ، گزینه ذخیره داده های منبع را با پرونده بردارید و هنگام باز کردن پرونده ، تازه کردن داده را بررسی کنید .

  1. کلیک کنید OK .

اکنون ، می توانید یک کاهش جزئی در اندازه پرونده را ببینید.

10. کتاب کار خود را تقسیم کنید

بیایید فرض کنیم ، شما چند برگه در داخل کارنامه خود دارید. هر برگه روز هفته را نشان می دهد.

اگر پرونده خیلی بزرگ شود ، ممکن است عاقلانه باشد که آنها را در پرونده های جداگانه تقسیم کنید.

11. فایل زیپ ایجاد کنید

اگر هر پرونده ای را از طریق ایمیل ارسال می کنید ، ایده خوبی است که قبل از ارسال فایل فشرده سازی کنید. می توانید از 7zip که یک بایگانی پرونده رایگان است استفاده کنید. اما می توانید از برنامه داخلی ویندوز نیز استفاده کنید.

برای فشرده سازی فایل روی آن کلیک راست کرده و گزینه Send to >> Compress را انتخاب کنید .

و کمی فضای خود را ذخیره می کنید.

12. به جای xlsx ، پرونده های CSV را بررسی کنید

پرونده های XLSX وزن کمتری نسبت به پرونده های CSV دارند. بررسی کنید که آیا فایلی دارید که فایلهای Excel نیستند بلکه CSV هستند. غالباً وقتی داده های برنامه شخص ثالث را بارگیری می کنید ، آنها با فرمت CSV وارد می شوند. به ویژه اگر با نمادهای کوچک سر و کار دارید ، می توان آن را دشوار دانست.

نگاهی به این دو پرونده بیندازید. سخت است که متوجه شوید کدام یک از فایل های اکسل است و کدام یک از کاما از هم جدا شده اند. و CSV در اندازه بسیار بزرگتر است.

این کار مخصوصاً کار سختی است که باید با فایلهای زیادی سر و کار داشته باشید.

من شخصاً همیشه پسوند فایلها را نمایش می دهم ، بنابراین توجه به این پرونده ها برای من آسان است.

اگر می خواهید هر دو ، نام فایل و پسوند پرونده ها را نمایش دهید ، فهرست را در کاوشگر ویندوز باز کنید و مشاهده> نمایش / پنهان کردن> پسوند نام فایل را بررسی کنید . (View > Show/Hide > File Name extensions)

اکنون می توانید به وضوح مشاهده کنید که کدام فایل ها اکسل هستند و کدام یک از هم جدا شده با کاما (CSV) هستند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

14 − پنج =